记录人员在开会前要提前到达会场，并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备，以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。从某种程度上讲，记录人员比一般与会人员更为重要，安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

一份完整的会议记录，出来会议主要内容外还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。

一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间地点、出席人数、列席人数、记录人等。

另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议的核心部分。

对于发言的内容要详细的记录，尽量记录原话。主要用于比较主要的会议和主要的发言。