首先是确定会议议题。会谈不是聊天，有一定的侧重点，会议开始前一定要把重点议题和我方关切标记清楚，并向对方强调该议题的重要性，分出主次，让会谈更有效率。

后勤保障处处体验细节。即使住在酒店，我们也要检查酒店是否提供拖鞋、吹风机、牙膏牙刷等洗漱用具，是否要准备饼干等零食，感冒、发烧、拉肚子等常用药品，转换插头（如果是国外团组），是否要备用手机（国外团组最需要，而且流量充足）等。

团组总是要来往各个地方，少不了租车。根据人数不同车型也不同，最好的团组用车就是考斯特，如果人少可以租小面包，内饰一定要整齐干净，否则给人留下很不好的印象。车里要放雨伞、矿泉水等常用物品，以备不时之需。如果是稍微大一点的团组，可能还需要排车队，可以在车窗上贴车牌，以免车队顺序发生变化，造成混乱。

吃饭是个大问题。一般团组吃饭最好是自助餐，一是不用点菜，比较快捷，二是各种口味都能照顾到。

每场活动之间要衔接紧密，领导最烦的就是无谓的等待。在活动结束前半小时，我们可以打前站，检查桌签、菜单、座位等是否打印、摆放准确，确保下一场活动正常进行，做好万全准备，领导到场活动即可开始。

活动中我们要设计一些突发状况的预案。比如某场活动结束早了，我们要干什么，有什么安排，路线怎样；如结束晚了，我们又要做什么。如果下雨，某些户外活动是否应取消，改成去某个室内场所参观或坐在汽车里游览市区风光。接团时究竟如何做到面面俱到？就是把领导当傻子，这样你就知道要准备什么了。